Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Hochschule Meißen (FH) und Fortbildungszentrum sucht Tagungsstätten/Hotels in Sachsen (außerhalb von Meißen, mind. 30 km von Städten >100.000 Einwohner), die für mehrtägige Veranstaltungen – schwerpunktmäßig Führungskräftefortbildung – Tagungsräume, Verpflegung und Übernachtung für Teilnehmende und Dozierende bereitstellen. Es sollen mehrere Tagungsstätten in einen "Pool" aufgenommen werden (Rahmenvertrag, Bedarfsabruf). Typische Veranstaltung: 2 Tage, ca. 15 Teilnehmende + Dozent. Vertragslaufzeit 01.01.2027 – 31.12.2028, mit Verlängerungsoptionen.
Angebote können schriftlich an die HSF Meißen oder elektronisch über www.evergabe.de abgegeben werden. Die Angebotsfrist endet am 08.07.2026 um 10:00 Uhr. Nebenangebote und Bietergemeinschaften sind nicht zugelassen. Bewertet werden Preis (40 %), Räumlichkeiten/Ambiente (30 %) und Lage (30 %).
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Preis40%
Gesamtpreis für eine zweitägige Veranstaltung mit 15 Teilnehmenden und einem Dozierenden. Niedrigster Preis erhält 100 Punkte, andere werden im Verhältnis dazu bewertet.
- Räumlichkeiten & Ambiente30%
Räume Anzahl & Größe vorhanden, repräsentatives Ambiente. Bewertung durch Jury nach Schulnotensystem (0-5 Punkte). Ein DW < 2,5 führt zum Ausschluss des Angebots.
- Lage30%
PKW-Parkplätze in ausreichender Anzahl, gute ÖPNV-Anbindung, Lage in Sachsen. Bewertung durch Jury nach Schulnotensystem (0-5 Punkte). Ein DW < 2,5 führt zum Ausschluss des Angebots.
Preis: Punkte = (niedrigster Angebotspreis / zu bewertender Angebotspreis) * 100. Räumlichkeiten/Ambiente und Lage: Bewertung durch Jury nach Schulnotensystem (0-5 Punkte), Durchschnittswert mit Gewichtung multipliziert. Gesamtpunktzahl = gewichtete Addition aller Kriterien.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenÜbernachtung
Bereitstellung von Einzelzimmern (alternativ Doppelzimmer zur Einzelnutzung) inkl. Frühstück, mindestens 3-Sterne-Standard. Zimmerbezug ab 15:00 Uhr am Anreisetag, Zimmerübergabe bis 10:00 Uhr am Abreisetag (später möglich, falls Veranstaltung andauert).
Tagungsraum und Technik
Ausreichend großer Tagungsraum (ca. 15 Personen), variable Bestuhlung in U-Form oder Stuhlkreis, gute Klimatisierung. Ausstattung: Beamer mit angepasster Projektionsfläche, 2 Flip Chartständer (mind. je 20 Blatt), Moderationskoffer, 3 Stellwände/Metaplan-Wände mit Papier, WLAN-Zugang. Optional separater Gruppenraum für bis zu 8 Personen. Auf Abruf Techniker verfügbar.
Verpflegung
Frühstück (7:00–8:30 Uhr), Mittagessen (12:00–14:00 Uhr), Abendessen (ab 18:30 Uhr). Regionale/saisonale Auswahl, nachhaltige Verpackung, Softgetränke in Mehrweg-Glasflaschen. Mittag- und Abendessen inkl. 1 alkoholfreies Getränk (0,3 l). Optional Getränkepauschale (Kaffee, Tee, Wasser, Saft, Obst, Kekse) im Tagungsraum.
Lage und Erreichbarkeit
Standort in Sachsen, mindestens 30 km entfernt von einer Stadt mit über 100.000 Einwohnern. Verkehrsgünstig per PKW und ÖPNV erreichbar. Transportangebot vom/zum nächstgelegenen Bahnhof. Parkplätze fußläufig in unmittelbarer Nähe. Alle Räumlichkeiten in einem Objekt oder direkt angrenzenden Gebäuden.
Barrierefreiheit und Service
Rollstuhlgerechte Zugänglichkeit aller Räume, Wege und Zugänge. Ansprechperson für technische und organisatorische Fragen während der Veranstaltung vor Ort.
Ablauf und Buchung
Typische Veranstaltung: 2 Tage, Anreise bis 10:00 Uhr am 1. Tag, Veranstaltungsbeginn 10:00 Uhr, Veranstaltungsende 16:00 Uhr am 2. Tag, Abreise ab 16:00 Uhr. Genaue Teilnehmendenzahl wird spätestens 1 Woche vor Veranstaltungsbeginn mitgeteilt. HSF Meißen bucht für Dozenten und Teilnehmende; Dozenten-Abrechnung direkt zwischen HSF und Hotel, Teilnehmer-Abrechnung vor Ort.
Preisstruktur (Pflicht- und Optionalpositionen)
Pflichtpositionen 1.1–1.5: Tagungspauschale pro Veranstaltungstag, Übernachtung pro Tag/Person, Frühstück, Mittag- und Abendessen. Optionalpositionen 1.6–1.11: Getränkepauschale, separater Gruppenraum, Kopierpauschale (ca. 100 Seiten), zusätzliche Flipcharts, zusätzliche Stellwände, Parkplatzgebühren pro Person/Tag. Festpreise zzgl. gesetzlicher MwSt.
Stornierungsbedingungen
Stornierung der gesamten Veranstaltung kostenfrei bis 4 Wochen vor Beginn, 50 % der Tagungspauschale bis 2 Wochen vor Beginn, 100 % bei weniger als 2 Wochen vor Beginn. Stornierung einzelner Übernachtungen kostenfrei bis 3 Tage vor dem Termin. Günstigere Bedingungen können angeboten werden.
Vertragsrahmen
Rahmenvertrag mit Bedarfsabruf durch HSF Meißen. Aufbau eines Pools mehrerer Tagungsstätten. Zahlung innerhalb 30 Tagen nach Leistungserbringung.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenZuverlässigkeit und rechtliche Voraussetzungen
Kein eröffnetes oder beantragtes Insolvenzverfahren; keine Liquidation. Steuer- und Abgabenpflichten erfüllt. Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung entrichtet. Gewerberechtliche Voraussetzungen für die Leistungserbringung erfüllt. Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft.
Verstöße gegen arbeits- und lieferkettenrechtliche Vorschriften
In den letzten 2 Jahren keine Geldbuße > 2.500 € nach AEntG (Arbeitnehmer-Entsendegesetz). In den letzten 2 Jahren keine Geldbuße > 2.500 € nach MiLoG (Mindestlohngesetz). In den letzten 3 Jahren keine Geldbuße > 175.000 € nach LkSG (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz).
Versicherungsnachweise
Aktive Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckung: 1.000.000 EUR für Personenschäden und 500.000 EUR für Sachschäden. Nachweis auf Verlangen der Vergabestelle.
Referenzen
3 vergleichbare Leistungen aus den letzten 2 Jahren (mind. seit Geschäftsaufnahme). Anzugeben sind Rechnungswert, Leistungszeit(raum) und Auftraggeber inkl. Ansprechpartner. Optional kann ein Präqualifizierungsnachweis eingereicht werden.
Hinweise zur Bewertung
Die Angebote werden nach folgenden Zuschlagskriterien bewertet: Preis (40 %), Räumlichkeiten/Ambiente (30 %) und Lage (30 %). Eine Durchschnittsnote unter 2,5 bei einem Kriterium führt zum Angebotsausschluss. Bietergemeinschaften sind nicht zugelassen; Nachunternehmer sind möglich, müssen aber benannt und nachgewiesen werden.
3 vergleichbare Leistungen (Durchführung von vergleichbaren Veranstaltungen/Hotelseminaren) der letzten 2 Jahre
Vergleichbare Tagungs-/Veranstaltungsleistungen; anzugeben sind Rechnungswert, Leistungszeit(raum), Auftraggeber inkl. Ansprechpartner